Smart Working: i quattro pilastri fondamentali e come implementarlo
Dopo aver capito che cos’è lo smartworking ed averne analizzato gli impatti sul mondo del lavoro, sulla società, sulla cultura ed anche sulla sfera personale, in questo articolo parliamo di come implementarlo con successo.
I quattro pilastri
Proprio per i suoi impatti culturali, economici e sociali, occorre considerare l’adozione dello Smart Working come un percorso di natura strategica ed organizzativa, un percorso basato su quattro macro-pilastri: processi e organizzazione, tecnologia e spazi di lavoro, cultura e competenze.
Processi ed organizzazione
I processi devono essere rivisti per uscire dalle logiche di un’organizzazione gerarchica e basata su procedure standardizzate che non permettono l’autonomia gestionale.
Bisogna garantire l’efficientamento dei processi, ovvero eliminare passaggi ridondanti, ridurre inefficienze, individuando i punti di snodo cruciali che devono essere necessariamente mantenuti. Le attività devono essere digitalizzate, implementando flussi automatizzati.
Tecnologia
La tecnologia deve garantire mobilità, collaborazione e ottimizzazione degli spazi.
In concreto, lo smart worker deve essere in possesso di hardware che gli garantisca mobilità spaziale, come computer portatili, ma anche di software e sistemi informativi che assicurino lo storage dei dati (SharePoint, OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud), l’organizzazione e ottimizzazione dei piani di lavoro (Outlook Calendar, Google Calendar, piattaforme di project management – Trello, Wricke) e la comunicazione a
distanza tra colleghi (app di messaggistica istantanea – Telegram, Whatsapp, Messenger – e di videoconferenza – Teams, Zoom, Skype,Meet,….). Diventano quindi indispensabili quei supporti tecnologici hard e soft che possono far lavorare da ovunque senza la presenza fisica in ufficio.
Ovviamente, la tecnologia è un presupposto necessario ma non sufficiente per l’implementazione di uno Smart Working di successo.

Spazi di lavoro

Un altro elemento importante è la riorganizzazione degli spazi di lavoro. In passato i luoghi di lavoro erano organizzati da postazioni e luoghi assegnati che riducevano la mobilità e la flessibilità, come scrivanie proprie e personali, sale riunioni, uffici chiusi e privati. Oggi si parla di spazi di lavoro liberi, prenotabili e organizzati in base alle attività da svolgere, spazi interpretati come servizi fruibili per stimolare il networking, sostenere e incentivare la generazione di idee e la creatività.
Gli spazi di lavoro vengono riorganizzati per sfruttare il potenziale che il luogo di lavoro ha nell’influenzare le attitudini, i comportamenti e le emozioni dei lavoratori e per supportare la trasformazione dei lavoratori in veri e propri smart workers (Workplace Strategy).
Ne sono esempi concreti le scrivanie condivise, gli spazi per la collaborazione e la co-creazione, le sale per la concentrazione, le aree per la comunicazione e così via.
Andando oltre gli aspetti concreti e visibili, per uno smart working di successo è essenziale considerare anche elementi intangibili quali cultura e competenze.
Cultura
La cultura deve essere imperniata sulla flessibilità e sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che su rigidità negli orari e nelle metodologie di lavoro. Alla base ci saranno valori quali fiducia, accountability, responsabilità, condivisione e ascolto, ma soprattutto una nuova leadership che vede il manager come un leader coach in grado di generare autonomia e motivare i propri collaboratori ad esprimere al massimo il loro potenziale per raggiungere gli obiettivi in libertà, generando al contempo condivisione, innovazione e creatività.

Competenze
Anche sviluppare nuove competenze diventa fondamentale: dalle digital skills per l’utilizzo di piattaforme di comunicazione digitale e di condivisione di informazioni, alle soft skills per fare la differenza ed emergere nel mondo del lavoro di oggi.

Le soft skills chiave per uno smart worker sono: il self e time management al fine di organizzare e pianificare il proprio carico di lavoro in modo efficace ed efficiente durante la giornata; l’autodisciplina e la proattività che permettono di svolgere il proprio lavoro in autonomia; il team working e la delega così da poter collaborare e cooperare in modo efficace con i propri colleghi anche a distanza; l’ascolto e l’intelligenza emotiva a supporto delle relazioni con i propri collaboratori; infine, ultime ma non per importanza, la flessibilità e l’adattabilità.
Per implementare uno Smart Working di successo occorre passare da una cultura del controllo a una cultura basata sui risultati, ripensare gli spazi in chiave smart, dotare i lavoratori di supporti tecnologici e formarli per padroneggiare competenze digitali ma dotarli anche di quelle competenze trasversali indispensabili per lavorare nella nuova modalità.
Come implementarlo
Come quindi lavorare sui 4 pilastri per far funzionare realmente lo Smart Working?
Noi di Evolve Solutions abbiamo ideato una metodologia agile, sistemica e sostenibile per l’implementazione dello smart working come strategia aziendale efficace e sostenibile nel tempo.

Cinque sono i passaggi da seguire:
– Tracciare la rotta: Definire dove si vuole andare, creare commitment e coinvolgimento, definire obiettivi e strategia del progetto di smart working coerenti con la cultura e gli obiettivi di business.
– Valutare la prontezza: valutare la predisposizione dell’azienda allo smart working tramite appositi tool che permettono di cogliere il grado di smart workability della propria realtà analizzando aspetti economici, normativi, organizzativi e culturali.
– Avviare e sperimentare: Far partire la sperimentazione e la messa a terra di quanto definito nel primo e secondo step.
– Monitorare: verificare l’andamento e la progressione del progetto, analizzando specifici KPI di riferimento.
– Feedback e apprendimento: individuare ciò che ha funzionato e cosa no, in un’ottica di life long learning e di miglioramento continuo.
Dunque il processo verso lo smart working è un percorso lungo ed impegnativo e coinvolge tutti gli stakeholders dell’azienda e del contesto in cui la stessa è immersa.
Noi siamo convinti che lo smartworking possa essere alla base di un nuovo modello di business dove la nuova cultura ed il nuovo approccio avranno un effetto a cascata su tutti gli aspetti del business e del mondo del lavoro.
L’innovazione di mentalità e di tutto il paradigma a livello aziendale è fondamentale per portare avanti un’idea di smart working completa con tutte le sue potenzialità, capace di creare valore condiviso tra le persone, i team, le organizzazioni, la società e l’ambiente in un’ottica di sostenibilità a lungo termine.
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