L'arte di saper comunicare a distanza
Come abbiamo avuto modo di constatare in questi ultimi mesi, anzi in quest’ultimo anno, lavorare da casa è possibile grazie ai supporti digitali e alla connessione internet, che permettono di superare il primo grande ostacolo caratterizzante lo smart working: la distanza.
Il digitale sicuramente ci permette di abbattere i confini spazio-temporali garantendo l’attività lavorativa in luoghi e spazi lontani dall’ufficio, ma d’altro canto crea una sorta di filtro nei processi comunicativi.
Così la comunicazione efficace, cioè quando il messaggio inviato dal mittente non solo viene ricevuto ma anche compreso dal ricevente, risulta ancora più difficile. Già in contesti lavorativi tradizionali ed in presenza, non è così semplice comunicare efficacemente, immaginiamo lavorando a distanza “filtrati” da uno schermo.
Infatti, nella comunicazione virtuale viene molto difficile cogliere tutto il non verbale della comunicazione, cioè tutto quello che ognuno di noi trasmette, nella maggior parte dei casi inconsapevolmente, attraverso la postura, i movimenti, la gestualità, la mimica facciale, la posizione del nostro corpo, il modo in cui occupiamo lo spazio e anche il modo di vestire. Se pensiamo che questo tipo di comunicazione influenza l’efficacia dei nostri messaggi per circa il 55%, come ha fatto notare lo psicologo e docente universitario Albert Mehrabian, allora capiamo come, quando comunichiamo a distanza, gran parte della nostra efficacia comunicativa ne sia fortemente impattata. Pensiamo a quanto sia difficile, durante una riunione online, cogliere le varie espressioni e atteggiamenti dei propri colleghi, soprattutto se il video viene oscurato.
Inoltre, lavorare a distanza riduce le occasioni di confronto con i colleghi, sia a livello professionale, quando si condividono competenze e conoscenze o quando si chiede aiuto per task nuovi o poco familiari, sia a livello personale, come le pause caffè in compagnia a parlare del più e del meno.
Come può un leader superare questi ostacoli? In che modo può ridefinire il proprio modo di comunicare efficacemente?
Sono tre gli elementi che deve tener ben presente quando comunica a distanza: testa, cuore e mani.
Testa
Come ben sappiamo l’incertezza regna sovrana, quindi la responsabilità dei leader è quella di creare visioni vivide del futuro e di tracciare una chiara strada per il successo.
Questo si traduce in una visione potente e in obiettivi smart che vanno comunicati ai propri collaboratori in modo chiaro e persuasivo. Il leader condivide le informazioni, gli obiettivi e l’assegnazione dei compiti in modo tale da creare commitment, coinvolgimento, partecipazione attiva e responsabilità.
Infatti, solo se gli obiettivi vengono interiorizzati da tutti potranno guidare il lavoro, senza che il collaboratore necessiti della presenza fisica e della supervisione diretta del capo. Questo crea maggior consapevolezza, stimolando autonomia e motivazione, accountability ed infine rispetto per se stessi, per i colleghi, per l’azienda e per i clienti. Ma crea anche la sensazione di essere parte integrante di un sistema e di uno scopo più ampio.
Cuore
Come abbiamo introdotto nell’articolo precedente il leader deve essere in grado di conquistare non solo la mente dei collaboratori ma anche il loro cuore. Perciò deve sviluppare una cultura empatica basata sull’ascolto attivo e un’intelligenza emotiva che permetta di valorizzare la dimensione emozionale.
Infatti, saper comunicare efficacemente significa soprattutto saper ascoltare: ascoltare per capire e conoscere meglio gli altri e i loro bisogni. In questi termini entra in gioco anche l’intelligenza emotiva che permette di percepire e identificare le emozioni in se stessi e negli altri e di usarle per pensare creativamente e prendere decisioni.
Un ascolto attivo basato sull’intelligenza emotiva permette di creare le basi per costruire fiducia e partecipazione perché dimostra Interesse per l’altro, ma soprattutto permette di focalizzarsi su quello che l’altro dice e non dice e di sfruttare questa conoscenza per creare valore. Un ascolto attento e non critico rende il collaboratore più rilassato, più consapevole dei suoi punti di forza e di debolezza e più disposto a riflettere in modo non difensivo.
Solo così si creeranno ambienti di lavoro sani, stimolanti e partecipativi caratterizzati da forte coinvolgimento e motivazione, ma anche da relazioni forti tra lavoratori locali e remoti.
Mani
Le mani rappresentano il fare, la parte pratica e operativa. La sfida per i leader nel nuovo ora è quella di dimostrare coerenza tra il dire e il fare: dare concretamente direzione, fornire autonomia e concentrarsi sui risultati, specialmente quando il lavoro continua a diventare più flessibile e distribuito.
In termini di comunicazione questo significa essere persuasivi ed ispiranti, incoraggiare il dialogo stimolando momenti di condivisione e confronto, incentivare il feedback ed interagire regolarmente per superare la distanza. Il tutto andando oltre la tradizionale organizzazione gerarchica, mettendosi maggiormente in gioco nella relazione con i propri collaboratori, trattandoli come “partner di pensiero”. Non si tratta di sostituzione di ruoli o di uno stravolgimento della gerarchia aziendale, ma dell’istituzione di un modello organizzativo in cui la fiducia, la responsabilità e il rispetto possano dare l’esempio.
Un leader smart è un leader doer, ovvero un leader “che sa, che sa fare e che sa far fare”: prima apprende, mette in pratica, coordina e guida, poi riapprendere e si adatta, ponendosi allo stesso piano dei collaboratori.
Sebbene questi tre elementi siano essenziali anche nella comunicazione tradizionale, assumono un valore strategico nelle dinamiche comunicative virtuali.
Un leader capace di essere carismatico anche se non in presenza, capace di saper cogliere quei messaggi impliciti e nascosti dei suoi collaboratori anche attraverso uno schermo, capace di passare dalle parole ai fatti, è un leader in grado di superare i confini spaziali e di guidare i propri collaboratori verso un nuovo modo di lavorare ricco di opportunità e benefici.